1С-Отчетность для пользователей 1С:Предприятия. Для пользователей ИТС - бесплатно

«1С:Предприятие 8.0» для управления информационными потоками»

Руководители компаний, успешно работающих на современном рынке, заинтересованы в получении достоверной информации о деятельности своего предприятия. Большинство учетных систем хранит и анализирует информацию о взаиморасчетах, складских остатках, планируемых платежах и поставках и другие данные. Вместе с тем, известно, что при принятии решений руководители и менеджеры компании зачастую учитывают не только финансовые показатели.

Для хранения информации, обработки и анализа информационных потоков, оказания помощи в оперативном руководстве компанией и в принятии стратегических решений фирма «Альтер Лого» (1С:Франчайзи, г. Москва) разработала автоматизированную систему «Управление информацией». Данный программный продукт является конфигурацией системы программ «1С:Предприятие 8.0».

Автоматизированную систему можно условно представить в виде ряда подсистем, каждая из которых предназначена для решения определенной группы задач. Это подсистемы «Входящие сообщения», «Графики работ», «Переговоры», «Внутренняя переписка», «Задания руководителей», «Совещания» и «Актуальные работы и решения».

Доступ к информации, хранящейся в системе, разграничен для разных категорий пользователей. Руководителям компании доступны все документы и отчеты, рядовые пользователи системы имеют доступ только к относящейся к ним информации. Рассмотрим каждую подсистему более подробно.

В подсистеме «Входящие сообщения» выполняется прием и обработка входящих сообщений полученных по телефону. Наличие этой подсистемы позволяет исключить возможность потери информации от потенциальных и существующих клиентов и оперативно передавать необходимую информацию сотруднику, для которого она предназначена. Также в подсистеме предусмотрены возможности для анализа входящей информации на предмет количества звонков от потенциальных клиентов, узнавших о предложениях компании по различным рекламным каналам, количества новых клиентов, появившихся после обработки входящий звонков и количества жалоб клиентов в разрезе сотрудников, оказывающих услуги.

Для экспресс–анализа информации, содержащейся в сообщениях, документы в журнале помечаются маркерами различных цветов. При передаче сообщений сотруднику предусмотрена возможность быстрого формирования списка нужной информации. Предварительный анализ текущего спроса и эффективности рекламных вложений выполняется с помощью специального отчета, в котором представлены вопросы о ценах или услугах, заданные потенциальными и существующими клиентами.

Формирование графиков работ с напоминаниями сотрудникам выполняется в подсистеме «Графики работ». В результате использования данной подсистемы составляется список дел конкретного сотрудника, привязанных к определенной дате исполнения. Это может быть, например, список действий по договору, график обучения, план мероприятий рекламной компании и другие действия. В каждом документе указывается ответственный за контроль исполнения и конкретные исполнители, для которых будут формироваться напоминания о необходимости выполнения работы.

Регистрация результатов переговоров, их анализ и контроль своевременного выполнения заключенных договоренностей выполняется в подсистеме «Переговоры». Использование данной подсистемы исключает возможность потери информации, позволяет информировать других сотрудников о заключенных договоренностях. Анализ руководством компании результатов переговоров, проведенных сотрудниками, на предмет корректности заключенных договоренностей позволяет исключить, а в некоторых случаях предотвратить неверные действия сотрудников на начальном этапе ведения переговоров.

Для реализации описанных задач предназначен документ «Переговоры», в который вводится основная информация о состоявшихся переговорах. Это данные о клиенте, с возможностью получения полной информации о нем из системы, о менеджере, проводящем переговоры, краткое содержание переговоров, перечень услуг или товаров, необходимых клиенту в дальнейшем, ссылки на отправленные и полученные от клиента в процессе переговоров документы и письма. Также в этом документе регистрируются действия, которые должны быть выполнены менеджером в результате заключенных договоренностей с указанием запланированной даты исполнения и ответственного за контроль.

Проанализировать потребности потенциальных клиентов в продукции и услугах компании можно с помощью отчета.

Взаимодействие сотрудников компании между собой выполняется с помощью подсистемы «Внутренняя переписка». Часто графики работы сотрудников, обязанных взаимодействовать друг с другом, не совпадают, а их рабочие места территориально удалены друг от друга. В этих условиях руководителям особенно важно понимать, насколько эффективно организована совместная работа сотрудников.

При регистрации нового письма в систему вводится информация о сотруднике, написавшем письмо, текст письма, также указываются сотрудник или группа сотрудников, которым это письмо адресовано. Отправленное письмо автоматически отображается в ежедневных отчетах адресатов и отправителей. Ответы на письмо, отправленные адресатами, в свою очередь отображаются в ежедневном отчете отправителя. При этом письма, ответ на которые не был отправлен в течение установленного в компании срока, помечаются в журнале красным маркером.

Использование механизма внутренней переписки позволяет фиксировать возникающее в процессе работы договоренности между сотрудниками, контролировать сроки реакции сотрудников на вопросы и предложения коллег, а также разрешать спорные ситуации, иногда возникающие в процессе совместной работы. Кроме того, руководители получают достаточно детальную картину деятельности сотрудников компании, не отвлекая их от текущей деятельности.

Задания руководителей подчиненным сотрудникам формируются с помощью подсистемы «Задания руководителей». Все сформированные задания помещаются в систему и автоматически отображаются в ежедневных отчетах руководителя и исполнителя. Это избавляет и руководителя и сотрудника от необходимости помнить о поручениях и о сроках их выполнения.

Для эффективной организации совещаний и оповещения сотрудников об их результатах применяется подсистема «Совещания». Как показывает практика, очень часто при организации совещания не используется предварительное ознакомление всех участников с материалами, подготовленными к совещанию другими участниками. Поэтому эти участники знакомится с материалами в процессе совещания и в результате оно совершенно неоправданно затягивается. Ознакомление с материалами в ускоренном режиме чревато другой неприятностью – принятием неправильных решений. Также, при оповещении сотрудников компании о решениях, принятых на совещании, информационное письмо зачастую создается «по следам» совещания. При этом в письме часто нарушатся логика принятия решений, появляются другие неточности.

При работе с подсистемой «Совещания» руководитель – инициатор совещания вводит в систему основную информацию о совещании - о теме совещания, перечне участников, предполагаемой дате и повестке дня. После этого выполняется автоматическая рассылка писем всем участникам совещания с предложением приступить к предварительной дискуссии.

В рамках предварительной дискуссии участники могут выдвинуть произвольное количество тезисов по каждому пункту повестки дня, сопроводив каждый тезис ссылкой на электронный документ с дополнительными данные – графиками, таблицами и другой информацией.

Также, участник совещания в случае необходимости может расширить повестку дня. При этом выполняется повторная рассылка писем. Окончательная дата проведения совещания утверждается после окончания предварительной дискуссии.

В процессе совещания в системе фиксируется ход обсуждения, замечания участников в произвольной форме, принятые в ходе обсуждения решения, а также задания конкретным исполнителям, оформленные с помощью подсистемы «Задания руководителей».

Информация о завершившихся совещаниях хранятся в специальном журнале и доступна участникам для просмотра.

Подсистема «Актуальные работы и решения» применяется для формирования ежедневных отчетов сотрудников и руководителей. Ежедневный отчет помогает сотрудникам в организации рабочего времени и избавляет от необходимости запоминать большое количество контрольных точек по проектам с клиентами, заданиям от руководителей и письмам коллег. Отчет автоматически формируется при каждом входе пользователя в систему, а также может быть сформирован сотрудником в любой момент времени. Руководитель может просматривать задачи любого сотрудника и, в случае необходимости, принимать взвешенное решение о перераспределении загрузки сотрудников.

Отчет каждого пользователя содержит список сообщений, не переданных сотруднику, письма, на которые сам пользователь не ответил, а также письма, разосланные коллегам, на которые они не ответили. Также в отчете находится перечень действий, которые необходимо выполнить согласно графикам работ и договоренностям с клиентами, достигнутыми на переговорах, список заданий, порученных подчиненным и еще не выполненным и список заданий, которые должен выполнить сам пользователь.

Конфигурация «Управление информацией» получила от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».

М. Эпштейн

1С:Франчайзи «Альтер Лого»

Контактный тел. 132-74-71

03.06.2004

Готовые решения

Торговля:
опт и розница
Производство
Тренинговая компания
Кадровое агентство
1С:Предприятие через Интернет
Капитальное строительство

Вакансии

Руководитель проектов

Создание сложных индивидуальных решений

Доход 80 - 150 тыс. рублей

Консультант-программист

Интересная, сложная работа
Свободный график

Доход 50 - 110 тыс. рублей


+7 (499) 703-33-33
               многоканальный
Точная диагностика —
оптимальное решение