1С-Отчетность для пользователей 1С:Предприятия. Для пользователей ИТС - бесплатно

УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ

Большинство современных руководителей задумываются об улучшении качества работы своего предприятия для повышения конкурентоспособности своей продукции или услуг. Информационная система – это один из важнейших технологических факторов, способствующих реальному развитию системы менеджмента качества (СМК).

Успешное внедрения системы управления качеством и ее улучшение неразрывно связано с накапливанием, обработкой и анализом большого количества статистической информации (жалобы, мониторинг клиентов и т.п.). Опыт нашей работы показывает, что внедрение СМК наиболее эффективно при использовании специализированного программного обеспечения.

На каждом предприятии система качества по-своему уникальна, хотя и строится по единому для всех стандарту. Поэтому мы рекомендуем к применению конфигурацию «Система управление качеством».  Продукт разработан в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 9001:2000 и может быть внедрен в любой организации. Мы готовы поделиться опытом использования конфигурации в нашей компании, и рассказать о внедрении продукта на предприятиях заказчиков.

Система имеет логотип "1С:Совместимо" и разработана на платформах V7 и V8.

Функциональные возможности системы:

Управление нормативной документацией

Стандарт ISO 9001:2000 предусматривает строгий порядок управления документами и записями по качеству. Для многих организаций внедрение системы качества затруднено из-за большого количества бумажной документации. Кроме того, при ведении записей по качеству в бумажном виде, анализ результатов становится затруднительным и эффект от внедрения системы качества может быть значительно уменьшен.

В нашей системе реализована возможность работы с электронным Руководством по Качеству. В конфигурации хранится список всех документов и бланков, имеющихся в компании. Для каждого документа хранится история изменения версий. Текущую версию любого документа можно открыть и просмотреть из системы.

Каждая запись по качеству оформляется отдельным документом (см. ниже). Все документы хранятся в соответствующих по типу журналах, прямо из которых возможно формирование аналитических отчетов по данному виду записей. В журналах предусмотрены отборы в соответствии с разграничением прав доступа пользователей к данному виду записей. Кроме того, существует общий журнал для всех видов записей по качеству.

2. Прием и обработка внешних сообщений

Все входящие сообщения от заказчиков и сотрудников фиксируются документом «Сообщение через секретаря». Каждое сообщение содержит в себе следующую информацию:

  • Номер, дату и время звонка
  • Клиент или сотрудник, сделавший звонок
  • Классификация звонка (замечание, информация для сотрудника и т. д.)
  • Текст сообщения
  • Дату и время передачи сообщения адресату
  • Историю изменения сообщения
  • Механизм отправки SMS – сообщений

Все сообщения хранятся в журнале «Сообщения через секретаря», при просмотре которого есть возможность выбирать режим просмотра: всех документов или сообщений для пользователя системы.

3. Работа с жалобами

Работы по исправлению недостатков работы, замене продукции и т. д. приводят к значительному увеличению издержек, а гарантии, что в дальнейшем ситуация не повториться, нет. Если строить работу в соответствии со стандартами ISO, при анализе жалоб и претензий потребителей обязательно происходит выявление причин возникновения некачественной продукции или услуг и дальнейшее их устранение, что существенно уменьшает вероятность повторения ситуации.

В нашей системе работа с жалобами ведется в одноименном документе «Жалоба», содержащем следующую информацию:

  • Номер и дату документа
  • Ссылку на сотрудника заказчика, от которого поступила жалоба и всю контактную информацию о компании заказчика
  • Суть жалобы, вид работ и способ подачи жалобы
  • Классификацию жалобы
  • Принятые меры по жалобе
  • Механизм « Результаты проведения процедуры системы качества»
  • Оценку жалобы ответственным по качеству
  • Затраченные ресурсы на устранение жалобы

Все жалобы хранятся в отдельном журнале. В зависимости от состояния, в журнале жалобы помечены маркерами разных цветов. Из журнала возможно формирование аналитических отчетов по статистике жалоб.

4. Выдача заданий сотрудникам от руководителей и контроль их выполнения

Документ «Задание» предназначен для фиксации поручений, выдаваемых руководителями компании своим подчиненным. Для отслеживания эффективности работы сотрудников важно фиксировать не только сам факт выполнения задания, но и время, которое было потрачено. В каждом задании присутствует следующая информация:

  • Номер и дата задания
  • Фамилия руководителя, выдавшего задание
  • Текст задани
  • Срок, к которому задание должно быть выполнено
  • Текст задания
  • Поле, в котором сотрудник сообщает о выполнении задания
  • Дата выполнения, которую может проставить только руководитель, выдавший задание, когда проверит его выполнение.

Все задания хранятся в журнале «Задания», при просмотре которого есть возможность выбирать режим просмотра: всех документов или заданий, выданных или полученных конкретным пользователем системы.

5. Процедура «Оценка удовлетворенности заказчиков»

Для проведения опросов заказчиков с целью определения их удовлетворенности качеством продукции организации используется документ «Оценка удовлетворенности заказчиков». Он содержит информацию о том, как воспринял потребитель выполнение его требований, выявлять «узкие» места в работе компании. Анализ, поиск истинных причин, предотвращение и исправление конфликтных ситуаций позволяет улучшить репутацию компании и привлечь новых клиентов.

Кроме того, при опросах выявляются те положительные моменты, которые подтолкнули потребителя сделать выбор именно в пользу данной компании. Анализ преимуществ, оказавшихся важными для значительного числа заказчиков, может натолкнуть на выводы, которые приведут к изменению маркетинговой политики компании.

Документ «Оценка удовлетворенности заказчиков» включает в себя следующую информацию:

  • Номер и дату документа
  • Заказчика, с которым велась беседа и всю контактную информацию о компании
  • Перечень документов, описывающих взаимодействие компании с заказчиком за предшествующий период
  • Мнения сотрудников и менеджеров компании о работе с данным заказчиком
  • Вид работ, выполняемый для заказчика
  • Оценка заказчиком работы компании
  • Причина снижения оценки
  • Механизм «Результаты проведения процедуры системы качества»

Все документы по оценке удовлетворенности хранятся в отдельном журнале. Документы, задания по которым не закрыты, отсутствуют или выполнены помечены маркерами разных цветов. По процедуре «Оценка удовлетворенности» возможно формирование отчета о средней оценке с делением по периодам и видам опросов.

6. Аудит качества и анализа со стороны руководства

Действующая система качества компании требует регулярного проведения внутренних аудитов каждого процесса и оценки результатов работы компании в области качества со стороны руководства. В результате аудитов и анализа могут быть приняты определенные решения, выявлены несоответствия и т. д. В нашей системе для работы с внутренними аудитами, анализами со стороны руководства предназначен документ «Результат анализа» , включающий в себя следующую информацию:

Все документы по анализу хранятся в отдельном журнале и помечаются маркерами разных цветов, в зависимости от статуса.

7. Проведение корректирующих и предупреждающих действий

Суть корректирующих и предупреждающих действий - устранение причин появления некачественной продукции или оказания некачественных услуг и оценка эффективности этих действий. В нашей информационной системе документ «Несоответствие» ( «Потенциальное несоответствие» ) формируется в результате проведенного анализа, оценки удовлетворенности или жалобы клиента.

Документ предназначен для отражения анализа несоответствия, назначения корректирующих (потенциальных) действий, а также контроля их выполнения. При работе в соответствии со стандартами ISO эффективность любого корректирующие действия будет проверена и оценена в установленные сроки. Если предпринятое действие оказалось неэффективным, то будет выработано другое корректирующее (потенциальное) действие, которое будет отражено в системе, как продолжение уже имеющегося действия.

Информация, содержащаяся в документе «Несоответствие» («Потенциальное несоответствие»):

  • Номер и дату документа
  • Формулировку несоответствия
  • Классификацию несоответствия
  • Принятые срочные меры
  • Плановую и фактическую дату закрытия несоответствия
  • Механизм «Результаты проведения процедуры системы качества»
  • Оценку эффективности проведения процедуры

Все несоответствия хранятся в журналах корректирующих и предупреждающих действий. В зависимости от статуса, документы помечены маркерами разных цветов.

8. Работа с требованиями заказчиков

Для фиксации договоренностей с заказчиками, анализа пожеланий и контроля их выполнения в системе существует документ «Переговоры». Документ заполняется в момент беседы с заказчиком и содержит следующие сведения:

  • Номер и дату документа
  • Заказчика или потенциального клиента компании
  • Контактную информацию
  • Механизм вывода истории взаимоотношений с заказчиком
  • Текст переговоров
  • Пожелания заказчика о приобретении товаров или услуг компании
  • Дату и характер следующего действия со стороны определенного сотрудника компании

Все переговоры хранятся в отдельном журнале, из которого существует возможность формирования аналитических отчетов в разрезе товаров и услуг, которые требуются заказчикам. Информация о дальнейших действиях по переговорам попадает в «Ежедневный отчет».

9. Напоминания

Для реализации возможности планирования действий и напоминания о необходимости их выполнения в конкретный день, существует документ "Напоминание" , который включает в себя:

  • Номер и дату документа
  • Пользователя, которому будет сделано напоминание
  • Описание для пользователя, которое будет отражено в журнале напоминаний
  • Список планируемых действий с датой каждого действия и отметкой о его выполнении.

Все напоминания хранятся в журнале «Напоминания», при просмотре которого есть возможность выбирать режим просмотра: всех документов или напоминаний для пользователя системы.

10. Внутренняя переписка между сотрудниками

Данный механизм предназначен для общения между сотрудниками компании. Из опыта компаний, пользующихся системой, можно сказать, что в случае фиксации вопросов сотрудников и полученных на них ответов удается избежать:

  • неточностей восприятия информации при постановке вопроса и ответе на него («Мне показалось, что ты сказал…., а не …»)
  • споров по поводу даты, когда данный вопрос был задан и времени, через которое ответ был дан

Документ «Письмо» содержит в себе следующую информацию:

  • Номер и дату письма
  • Текст письма
  • Фамилию автора письма
  • Фамилию того, кому письмо адресовано
  • Текст письма
  • Текст ответа
  • Дату ответа

Кроме того, в рамках переписки между сотрудниками возможна рассылка писем постоянной или временной группе сотрудников. Это удобно, например при необходимости донести до группы сотрудников информацию об очередном собрании, изменении в прайс-листах и т. п.

Вся переписка хранятся в журнале «Переписка между сотрудниками», при просмотре которого есть возможность выбирать режим просмотра: всех документов или писем полученных или отправленных пользователем системы.

11. Совещания с контролем выполнения принятых решений

В любой компании есть ряд вопросов, для обсуждения и принятия решения по которым, необходимо участие нескольких человек. В случае, если участники подобных совещаний заранее уведомлены о списке вопросов, которые предстоит обсудить, у них есть возможность изучить вопрос, подготовить необходимые данные и т. д., что позволяет существенно сократить время обсуждения. Если же перед принятием решения на собрании, участники заранее обменяются мнениями и узнают аргументацию друг друга, времени будет сэкономлено еще больше.

Кроме того, для того чтобы проанализировать эффективность принятых решений и проконтролировать их выполнения необходимо решения фиксировать в письменном виде.

Мы постарались реализовать описанные выше возможности в документе «Совещание» , который содержит следующую информацию:

  • Номер и дату создания документа
  • Текст для информации о совещании в журнале
  • Фамилию инициатора совещания
  • Список участников совещания
  • Повестку дня
  • Текст письма для участников совещания и механизм рассылки писем

Далее по каждому вопросу повестки дня:

  • Список высказываний участников в рамках предварительной дискуссии (с возможностью прикрепления файлов с развернутой информацией к каждому высказыванию)
  • Поле для записей комментариев, возникших в ходе основной дискуссии
  • Список решений, принятых на совещании (с возможностью прикрепления файлов с развернутой информацией к каждому решению)
  • Список заданий, выданных сотрудникам (см. документ «Задание» ) по каждому решению, принятому на собрании по данному вопросу повестки дня.

Все совещания хранятся в журнале «Совещания», при просмотре которого есть возможность выбирать режим просмотра: всех документов или совещаний, участником которых является пользователь системы.

12. Результаты проведения процедуры системы качества

В результате проведения любой процедуры, предусмотренной Системой Менеджмента Качества, может возникнуть необходимость в дальнейших действиях следующих типов:

  • Корректирующие действия
  • Предупреждающие действия
  • Задание от руководителя к сотруднику
  • График работ определенного вида

Любой документ, относящийся к контролю качества работы включает в себя механизм, позволяющий , ввести одно из вышеперечисленных действий и в дальнейшем отслеживать их выполнение из документа, на основании которого они были введены.

13 . Ежедневный отчет

Автоматически запускается при загрузке программы и может быть обновлен в любой момент. Отчет включает в себя перечень всех действий, порученных пользователю системы и действий, которые он должен проконтролировать:

  • Внешние сообщения, которые еще не переданы сотруднику
  • Письма для сотрудника, на которые он еще не ответил
  • Письма, которые сотрудник отправил другим и на которые ответ еще не получен
  • Напоминания о необходимых действиях для сотрудника, которые еще не выполнены
  • Список заданий, выданных сотруднику, которые еще не выполнены
  • Список заданий, которые сотрудник выдал другим и должен проверить

Система может быть установлена с «1С:Предприятием 8.0» и «1С:Предприятием 7.7». В состав поставки входят дистрибутив на CD и руководство пользователя.

Если вы хотите приобрести готовое решение "Управление качеством" - позвоните или напишите нам:

+7 (499) 703-33-33 (многоканальный)

info@alterlogo.ru

Готовые решения

Торговля:
опт и розница
Производство
Тренинговая компания
Кадровое агентство
1С:Предприятие через Интернет
Капитальное строительство

Вакансии

Руководитель проектов

Создание сложных индивидуальных решений

Доход 80 - 150 тыс. рублей

Консультант-программист

Интересная, сложная работа
Свободный график

Доход 50 - 110 тыс. рублей


+7 (499) 703-33-33
               многоканальный
Точная диагностика —
оптимальное решение