1С-Отчетность для пользователей 1С:Предприятия. Для пользователей ИТС - бесплатно

Управление холдингом

Оптовая торговля и производственная деятельность

В настоящее время большинство руководителей осознает, что прибыльная, эффективная работа компании невозможна без грамотной постановки и автоматизации управленческого учета. Если компания состоит из нескольких предприятий, актуальность учета возрастает многократно.

Компания Альтер Лого разработала систему «Альтер Лого: Управление холдингом» и к настоящему моменту завершено несколько успешных внедрений этого продукта.

Единая система автоматизации холдинга предназначена для оптовых торговых и производственных компаний, которые:

  • Нуждаются в надежном контроле актуального финансового состояния филиалов и компании в целом

  • Интенсивно развивают свой бизнес и создают новые филиалы

  • Предъявляют повышенные требования к прозрачности и управляемости бизнес-процессов

Основные задачи, решаемые системой

  • Ввод и контроль первичных документов
  • Поддержка особенностей бизнес-процессов компании
  • Разносторонний анализ экономических показателей
  • Формирование управленческого баланса
  • Консолидация итогов деятельности подразделений холдинга

Система «Альтер Лого: Управление холдингом» создана на основе платформы V8 фирмы «1С». Конфигурация системы полностью оригинальна и разрабатывалась исходя из потребностей крупных компаний с большим документооборотом и сложными бизнес – процессами. Система содержит в себе все средства для оперативного учета информации и стандартного анализа взаиморасчетов, активов, затрат и т. д. В этой статье мне хотелось бы остановиться на ключевые моментах, которые отличают систему «Управление холдингом» от других систем, решающих вышеописанные задачи. Особенности системы можно разделить на два блока: учетные и технологические.

Учетные особенности системы:

Важнейшим понятием системы является Бизнес операция. Это структура более низкого уровня, чем документ, и, как правило, соответствует движению материальных или финансовых средств. В отличие от документа, применение бизнес операции позволяет получить более глубокую детализацию при создании аналитики. Другим  преимуществом является гибкость в реализации документооборота в предприятиях холдинга. Каждое из подчиненных предприятий может иметь свою уникальную систему учета, а настроенный классификатор бизнес операций позволяет гармонично консолидировать данные в базе головной организации с высокой степенью подробности.

Бизнес операция лежит в основе механизма консолидации, и является основным отличительным параметром нашего продукта. На основании своего многолетнего опыта мы разработали подробный трехуровневый классификатор бизнес операций, который, как показывает наш опыт, большинство компаний могут использовать без корректировок или внося минимальные изменения.

Для руководителя компании важно иметь возможность получить общую картину деятельности предприятия. Большинство учетных систем реализуют эту потребность, выдавая каждый отчетный период баланс и отчет о расходах и доходах предприятия. В системе «Управление холдингом» мы предлагаем руководителям использовать баланс как средство оперативного управления.

Руководитель имеет возможность получать многовалютный управленческий баланс в любой момент времени за любой период (например, с 10.01.2006 08:00:00 по 10.01.2006 13:30:00). При этом версии баланса, сформированные в разное время за один и тот же период, сохраняются в системе для последующего анализа. Существенно, также то, что в каждый момент времени в баланс входят все подсистемы учета, что обеспечивает его сходимость и любой показатель баланса можно детализировать до бизнес-операции простым нажатием клавиши.

Для избирательного анализа баланс формируется по произвольному списку фирм-филиалов и все операции по взаимодействию между филиалами холдинга отделены и представлены в виде отдельного блока. Для анализа взаимоотношений с контрагентами существует фильтр, позволяющий построить баланс по группе контрагентов. Кроме того, в системе существует ряд сервисных механизмов, позволяющих диагностировать и исправлять ошибки, обнаруженные при построении баланса.

Особое внимание следует обратить на реализацию принципа двойной записи, который приносит в финансовый контроль проверенные  методы контроля из бухгалтерского учета. Все движения материальных и финансовых средств ведутся с одновременной записью дебета и кредита, что позволяет надежно контролировать наличествующие средства и избегать ошибок ввода информации. Средства не могут «ниоткуда взяться» и «куда-то исчезнуть», как это часто происходит в системах с одинарными записями.  Запись на разных счетах позволяет получать дополнительную аналитику по бизнес операциям, т.к. здесь мы можем проследить путь прохождения средств по стадиям бизнес процессов и их изменения.

Бухгалтерский баланс создается параллельно с управленческим балансом. Система включает в себя стандартную структуру бухгалтерских счетов, а документы при проведении одновременно создают записи в бухгалтерских и управленческих регистрах. Для оптимизации работы системы создание бухгалтерских проводок может быть переведено в фоновый режим путем настройки опций. В результате, система позволяет получать аналитику в виде  стандартных бухгалтерских отчетов, а также создает дополнительный уровень контроля над правильностью содержащейся в базе данных информации.

Стандартизованная отчетность филиалов холдинга, является гибкой системой создания и тиражирования отчетов, основанных на данных баланса и предназначенных для предоставления отчетности от филиалов холдинга в центр.

Показатели каждого отчета заимствованы из баланса, при этом для формирования показателей можно использовать математические формулы и условный оператор. Внешний вид каждого отчета определяется пользователем и может быть изменен без изменения конфигурации системы.

Как и в управленческом балансе, каждый показатель отчета может быть развернут до бизнес-операции. Для конкретного филиала может быть настроена своя система показателей, независимая от остальных филиалов и центрального офиса.

Учет затрат является важнейшей частью в любой системе управления и учета. В нашем случае подсистема «Учет затрат» - делится на две части: первая учитывает затраты, которые относятся на себестоимость товаров, а вторая – общехозяйственные расходы.

В системе присутствует глубокая аналитика - 4 основных и 3 дополнительных уровня и уникальная структура формирования затрат.

В рамках Холдинга утверждается единый набор статей затрат. Контроль затрат происходит на всех этапах: заявка на расход, оплата, отчет о сделанных затратах. Все действия производятся с помощью интеллектуальной системы ввода данных, страхующей от ошибок и неточностей, а для подробного анализа затрат существуют специальные аналитические отчеты.

Распределение затрат на себестоимость в режиме реального времени является уникальной особенностью продукта, отсутствующей в любом другом программном решении. Вы можете контролировать изменение себестоимости вашей продукции непосредственно в процессе разнесения затрат с задержкой расчетов не более 5 мин даже при полной загрузке системы. После разнесения затрат или части затрат, система автоматически, в фоновом режиме и не приостанавливая работу других процессов пересчитывает себестоимость продукции,  что делает создание себестоимости творческим живым процессом, приносящим компании возможность новых способов экономии затрат.

В системе реализован гибкий механизм распределения затрат на себестоимость, что позволяет подчиненным предприятиям холдинга настраивать свои собственные схемы распределения затрат в зависимости от особенностей бизнеса: вы можете распределять затраты согласно стоимости и согласно весу;  распределять затраты по приходу или когда происходит списание со склада; учитывать затраты по оприходованию, по оплате и по отчету.

Предусмотрена оптимизированная система ввода и распределения затрат в зависимости от видов объектов затрат и услуг.

Отдельно следует обратить внимание на учет импортных операций. Процесс поступления импортного товара максимально автоматизирован, расчет основных затрат (НДС, пошлины, доставка) полуавтоматический или автоматический.

Альтернативная система ввода данных (бланки) разработана с целью отделения понятия напечатанного заполненного и утвержденного бланка от понятия документа в системе 1С. Мы постарались с помощью этого механизма предоставить пользователю максимальное количество преимуществ, связанных с отдельным хранением печатной и электронной формы документа.

Заполнение документов может происходить на самих бланках - на экране оператор видит ровно то же изображение бланка, что и лист, с которого он заносит информацию. Это позволяет ускорить набор данных и усилить визуальный контроль за ошибками ввода данных.

Создается отдельный архив напечатанных документов, которые, после сканирования хранятся вместе с печатями и подписями ответственных лиц. Это средство используется для создания отчетности для внешних органов.

Один документ может иметь несколько бланков с различными данными. Набор бланков настраивается и может быть изменен без необходимости остановки системы, что особенно важно при интенсивной эксплуатации, когда каждая минута простоя может вызывать недовольство клиентов и вести к дополнительным издержкам.

Интенсивное использования штрих-кодирования документов и операций. Все бланки и большинство документов идентифицируются по штрих-коду. Это позволяет значительно экономить время на операциях модификации документов и создания подчиненных документов. Для доступа к электронному оригиналу, для корректировки, для доступа к архиву, или для создания подчиненного документа (например, счета-фактуры из товарной накладной) оператору достаточно провести сканером по полю с штрих-кодом, а система выполнит все операции за него. Применение этого свойства позволяет в разы сократить время обработки потока единообразных документов за счет отсутствия необходимости в поиске документа, операциях открытия, модификации, печати и любых других, настраиваемых с помощью автоматических операций.

Автоматические операции, производимые с конкретного рабочего места с введенным по штрих-коду документом, настраиваются в широких диапазонах согласно схеме бизнес операций. Возможными действиями могут стать: создание документа на основании документа, считанного по штрих коду, редактирование документа, вывод отчета, печать копии, проведение и подпись документа, сохранение отсканированного оригинала в хранилище документов, вызов оригинала из хранилища.

Иногда, в процессе создания и согласования документа, могут появляться несколько печатных версий одного и того же документа с одним номером и одним числом. Эти изменения отражаются в штрих коде каждой печатной версии, и при считывании, версия документа сравнивается с последней. При нахождении отличий, оператору выдается соответствующее предупреждение. Такой контроль позволяет контролировать текущие изменения (история хранится в системе), а так же избегать утверждения неактуальных копий документа.

Промежуточная фиксация состояния данных. Кроме обычной функции сверки состояния взаиморасчетов компании и ее контрагентов, цифр учета и реальных состояний складов и касс, акты сверки теперь помогают искать ошибки, появившиеся в результате произведенных задним числом изменений в документах. В этом случае, Акт сверки фиксирует состояние с детализацией до бизнес-операции, и при анализе сразу же показывают, на сколько и какие документы были изменены в период, покрываемый Актом.

Система позволяет произвести следующие акты сверки: с Поставщиком, с Покупателем, Склада, Кассы. Акты Сверки с Поставщиком и  Покупателем являются подписными документами бухгалтерского уровня. Эти документы после подписи сканируются и хранятся в базе для возможности создания отчетности по запросу внешних органов. Акты сверки Кассы и Склада являются внутренними документами и подписываются ответственными за кассу и склад лицами и проверяющим.

Формирование всех Актов Сверки происходит автоматически в течение не более 5 секунд после задания входных параметров. Акты Сверки являются активными документами, что позволяет непосредственно из них формировать весь набор связанных отчетов и получать доступ к используемым для их формирования документам, что сокращает время, необходимое для анализа, принятия решения  и корректировки данных.

Акты сверки также используются для анализа отклонений, возникающих в результате корректировок Задним Числом. Для каждого вида Актов, существует пара - отчет и документ. Документ фиксирует состояние учета за выбранный период, как это было на момент создания акта сверки, а отчет показывает, как этот же самый период отражен в текущем состоянии базы данных.  Печатные формы отчета и документа идентичны, что позволяет визуально различить отклонения, поместив обе формы рядом.

Из каждой позиции отчета можно получить доступ в документ, сформировавший движение, чтобы посмотреть то, каким образом этот документ сформировал изменения, а так же для проведения корректировок непосредственно в процессе анализа.

Электронные подписи на документах позволяют упростить процедуру согласования в документах, требующих более одной подписи. Пока один или несколько ответственных менеджеров не поставят свои электронные подписи будут действовать различные ограничения– например, запрет печати несогласованного документа, запрет создания подчиненных документов или любой другой запрет или комплекс запретов. Кроме того, не подписанные документы хорошо различимы в журналах документов. После подписания документа его изменение приводит к тому, что подпись снимается, и документ необходимо заново подписывать. Нотификация о необходимости поставить свою подпись на документе может  приходить по электронной почте или по внутренней подсистеме выдачи заданий. При этом, менеджеры могут физически находиться в различных местах или даже города и не тратить свое время а проведение личных встреч или дорогостоящих звонков.

Система электронных подписей является отдельным от документов механизмом и гибко настраивается согласно правилам ведения бизнеса без необходимости в программировании.

Для удобства использования разработано несколько типов подписей и правил их использования. Подписи могут быть объединены в группы по выполняемым функциям. Таким образом, один документ  может быть подписан несколькими работниками. Существует альтернативный вид подписи – перенесенная с листа. Имеющий полномочия менеджер может поставить подпись другого лица, уже заверившего документ. В регистрационном журнале появится запись, что подпись была поставлена не с бумажной копии документа, и при анализе будет отличаться от  поставленных обычным способом подписей.

Для целей анализа истории согласования документа, ведется история подписей.  Из  документа можно посмотреть, когда и кем были подписаны или пере подписаны документы.

Система управления прайс-листами позволяет оперативно регулировать ценовую политику компании.  В нашей системе прайс-листы не просто отражают существующие цены на товар, но и являются механизмами формирования этих цен. В логике системы, прайс-листы это документы, фиксирующие рассчитанные цены начиная с момента проведения документа. Новый документ, указывающий ту же номенклатуру что и в старом прайс-листе,  отменит старые цены, и далее, во всех накладных и счетах появятся новые цены.

В прайс-листы мы включили удобный механизм расчета цены с применением групповых формул и предварительных проверок полученных сумм, что бы максимально избежать необходимости в повторных ручных операциях. Удобная возможность формирования нового прайс-листа из старого делает пересчет цен действительно оперативным процессом, занимающим считанные минуты.

Для оптовых фирм мы разработали возможность применения нескольких типов цен, что, по сути, является возможностью применения скидок разного уровня для своих потребителей. Пользователь определяет в прайс-листе типы цен, а затем применяет их в расходных документах и счетах. Кроме того, возможно применение специальных цен, таких как индивидуальные или для маркетинговых акций. При этом,  расходные документы автоматически определяют, можно или нельзя применить данный вид специальных цен для данного товара или потребителя, например, участвует или нет товар или потребитель в маркетинговой акции со специальными ценами. В случае, если товар не участвует, то предлагается выставить цену на него из маркетингового прайс-листа, а из другого.

В прайс-листах предусмотрены цены на группы товаров. Это особенно удобно для компаний, занимающихся закупками одинаковой продукции от разных производителей. В этом случае, учет количества и расхода будет вестись согласно номенклатуре, а цена будет выставляться одна на всю группу товаров. Вы можете посмотреть данные о входящих в группу товарах просто щелкнув мышью по группе товаров на электронной форме прайс-листа.

В механизм формирования цен заложен контроль за тем, что бы цены были не меньше чем себестоимость продукции и/или удовлетворял установленным правилам бизнеса относительно прибыльности продаж. Контроль происходит как на этапе формирования прайс-листов, так и на этапах выписки документов. При попытке проведения документа с ценой, не удовлетворяющей правилам бизнеса, будет выведена нотификация о том, что применение данной цены невозможно и  предложено поменять тип цены или откорректировать прайс-лист. В условиях постоянно пересчитываемой себестоимости такой механизм позволяет не занижать прибыль и оперативно менять цены.

В рамках формирования единого информационного пространства предприятия в систему введен блок управления заданиями сотрудникам. Система позволяет создавать и рассылать сообщения как одному сотруднику, так и постоянной или временной группе сотрудников. Сообщения могут требовать подтверждения в прочтении, иметь срок выполнения. Все задания и сообщения попадают в ежедневный отчет и руководителя, выдавшего задание и сотрудника, его получившего. При возникновении ситуаций, требующих особого контроля, система формирует задания автоматически.

Технологические особенности системы:

Развитая система контроля и диагностики контролирует корректность  данных на этапах ввода, обработки и анализа и позволяет пользователям избежать большого количества пользовательских ошибок.

Оптимизация трудоемких циклов по времени выполнения и трудозатратам возможна за счет применения пакета оптимизационных процедур, таких как сквозное штрих кодирование документов и ввод данных посредством сканеров штрих кодов, заполнение бланков «как на листе» и автоматизация рутинных последовательностей действий.

Персонифицированные права доступа к информации и динамическое распределение ролей пользователей позволяет оперативно делегировать полномочия по созданию и заверению документов, тем самым избегая долгого ожидания подписи отсутствующего менеджера

Документооборот: отслеживание маршрута движения документов. В процессе утверждения и доработки документы могут проходить несколько стадий изменений, а так же могут быть использованы для создания подчиненных документов. История прохождения, модификаций и подписей фиксируется системой и может быть просмотрена из электронной формы документа.

Производительность системы

  • Время проведения потоковых документов 1-5 сек.
  • Время построения оперативных отчетов менее 15 сек.
  • Время построения развернутых аналитических отчетов—единицы минут
  • Эффективная работа на больших объемах данных
  • Максимальное использование возможностей платформы 8.0
  • Реализованы механизмы, ускоряющие и упрощающие действия пользователей при выполнении трудоемких операций
  • Отсутствуют длительные регламентные процедуры

Надежность

  • Наличие нескольких уровней контроля при вводе, обработке и анализе данных
  • Система сбора, классификации и хранения для последующего анализа данных об ошибках
  • Автоматическое формирование заданий ответственным лицам при возникновении критических ситуаций
  • Периодическая фиксация состояния ключевых данных для быстрого поиска ошибок

Особенности реализации

  • Детализация всех элементов учета до бизнес-операции
  • Для повышения надежности и точности использован принцип двойной записи
  • Расширенная диагностика данных
  • Самоконтроль системы
  • Компонентная структура
  • Широкий набор стандартных модулей с возможностью пополнения
  • Готовность к использованию в иностранных (страны СНГ) компаниях

Применение инновационных технологий

  • Использованы оригинальные высокоэффективные методы ведения учета
  • Для расширения возможностей системы использованы внешние компоненты
  • Хранение отсканированных образов первичных документов
  • Формирование реальной себестоимости в режиме реального времени

Если вы хотите приобрести готовое решение "Управление холдингом" - позвоните или напишите нам:

+7 (499) 703-33-33 (многоканальный)

info@alterlogo.ru

Готовые решения

Торговля:
опт и розница
Производство
Тренинговая компания
Кадровое агентство
1С:Предприятие через Интернет
Капитальное строительство

Вакансии

Руководитель проектов

Создание сложных индивидуальных решений

Доход 80 - 150 тыс. рублей

Консультант-программист

Интересная, сложная работа
Свободный график

Доход 50 - 110 тыс. рублей


+7 (499) 703-33-33
               многоканальный
Точная диагностика —
оптимальное решение